Offenbach, Frankfurt, Berlin und manchmal von unterwegs: Wir arbeiten nicht erst seit Corona hauptsächlich an getrennten Orten miteinander. Seit der Pandemie können wir noch weniger gemeinsame Office-Tage realisieren. So verbessern wir unsere digitale Zusammenarbeit:

1. Wöchentliche Gespräche mit Raum für Persönliches
Kommunikation wird noch wichtiger, wenn man nicht zusammensitzt. Vor allem in Stresszeiten merken wir, dass unter Anspannung mehr Missverständnisse aufkommen, die nicht sein müssen. Wir haben deshalb einen festen wöchentlichen Telefon- oder Video-Call-Termin eingerichtet nur fürs Team und interne Themen. Jour Fixes, in denen wir über externe Projekte sprechen, laufen separat.

Wir wenden ein paar Grundsätze der gewaltfreien Kommunikation an, geben positives Feedback, hören zu, rufen im Zweifel lieber an, statt zu schreiben. Und ja, wir gehen sicher, dass jeder sich okay fühlt – klingt nach Kleinkram, aber wir sind mittlerweile richtig gut darin und so macht es noch mehr Spaß.

PS: Bei digitalen Meetings sind Headphones ratsam. Wer nicht spricht, stellt in der Zeit am besten das Mikro aus. Denn je mehr Leute am Call teilnehmen, desto mehr  potentielle Störgeräusche. Außerdem quatscht man dann nicht impulsartig dazwischen.

2. Gemeinsame Datenablage mit Sync-Funktion
Wir teilen einen großen Ordner auf einem virtuellen Server und Unterordner für Projekte. Dank einer Sync-Funktion sind alle Daten im Finder vom Mac beziehungsweise der Ordner-Struktur auf einem PC.

Wir kommen allerdings gerade an unsere Speichergrenze mit der Box und nutzen den Anlass, um Anbieter zu suchen, deren virtuelle Server in Europa oder besser noch in Deutschland stehen und hohen Datenschutz bieten, die mit Ökostrom und womöglich generell nachhaltig arbeiten. Falls jemand eine Idee hat, freuen wir uns über Tipps (z.B. per Mail).

3. Disziplin bei der Datenablage …
Okay okay, manch eine von uns (äh, bzw. eine von uns…) hat noch Luft nach oben, was die Disziplin angeht. Leider ist dieser fiese Detailkram wichtig, Fotos, Texte, Layouts so abzulegen, dass die Ordner nicht zumüllen, die Dateien auffindbar sind und die wichtigen Infos wie Credits im Dateinamen stehen, sodass man nicht dauernd nachfragen muss.

4. … und der Stundenerfassung
Eine Stundenerfassung und Status-/ Projektpläne in geteilten Excel-Dokumenten mit einem Tabellenblatt pro Projekt sorgen nicht nur dafür, dass wir verfolgen können, was die anderen so treiben. Da steht auch drin, wer wofür zuständig ist, wichtige Termine, wann wer nicht erreichbar oder im Urlaub ist – eben alle Infos, die man in einem gemeinsamen Büro schnell mal über den Tisch rufen würde.

Stundenlisten informieren uns zudem über den Wasserstand unserer Projektbudgets, wie lang wir für welche Aufgaben brauchen – auch um die nächsten Angebote besser kalkulieren und planen zu können.

5. Shared Online-Board für die Orga von Aufgaben und Deadlines
Zurzeit verwenden wir Trello, um unsere To-Dos zu organisieren. In der einen Liste stehen die Punkte, die wir im wöchentlichen Jour Fix besprechen. Nebendran haben wir eine Liste pro Kalenderwoche mit den Aufgaben, die in dieser Woche anstehen. Manche Boards teilen wir mit unseren Kunden, in denen wir dann auch Gesprächsergebnisse protokollieren. Das sichert alle ab

Hier ist auch Platz für Ideen, Notizen, Gedanken, Links zu Studien. Super ist auch, dass man dort Dateien ablegen kann.

Wir haben viel recherchiert und ausprobiert auf der Suche nach einer klimafreundlicheren Lösung. Bisher haben wir noch nichts mit vergleichbarem einfachen Handling gefunden und freuen uns über Anregungen.

6. Aufgabenteilung und Ansprechpartnerin für Kunde definieren
Das ist sowieso wichtig, aber beim remote Arbeiten noch mehr, damit man sich nicht in die Quere kommt: Pro Projekt gibt es eine Hauptansprechpartnerin für Kund*in und und Lieferant*in, die die Fäden zusammenführt. Teilweise ergibt sich das von selbst, aber eben nicht immer. Und wenn das nicht klar ist, verlässt man sich immer auf die anderen. Könnt Ihr Euch ja denken, was dann passiert..

7. Menschliches geht vor
„Och joah heißt aber nicht, dass es dir super geht“, fanden zwei von uns bei der letzten Telko.

Auch in Stresszeiten geht Menschliches vor, in dem Sinn, dass wir ein Supportsystem bilden, sollte eine von uns ausfallen oder Probleme haben. Quarantäne, Kind krank, Umzug, Beerdigung, Flitterwochen – über manche Situationen gibt es nichts zu diskutieren, da sind wir füreinander da und halten uns den Rücken frei. Für umfangreichere Projekte haben wir ein tolles Netzwerk an Freelancer*innen, die wir bei Bedarf dazubuchen. Die Zusammenarbeit ist immer eine große Bereicherung und wir freuen uns über neuen Impulse.

8. Live-Connection über Chat, Stream, Screensharing
In manchen Situationen wie zum Beispiel kurz vor einem Pitch sitzt man schon besser zusammen, klar. Es ist einfacher, wenn man einander ab und zu über die Schulter gucken kann. Wenn das gar nicht für alle geht, schalten wir die Person per Livestream zu, um das Gefühl zu simulieren, dass man nebeneinander sitzt. Klappt ziemlich gut, und hilft auch bei der Konzentration. Wenn es um Details geht, teilen wir die Screens und testen digitale Whiteboards und Pinnwände wie Mural

Sonst verwenden wir eine Chatapp am Handy für akute Fragen und Infos. Die auch auf dem Rechner installiert werden kann. Gerade sind wir über die App Stashcat verbunden, die sicherer sein soll als die Standardapps. Ein DSGVO-konformer Messanger, Unternehmen aus Hannover, die Server stehen in Deutschland,  Vorteil: Wir trennen Chats je nach Projekt. Ein Nachteil: Man kann nicht nach Keywords suchen. Bei einem anderen Projekt verwenden wir Microsoft Teams.

9. Sichere Verbindung und mobile Router
Dass bei all dem Zeug die Internetverbindung sitzen muss, ist klar. In manchen Situationen, z.B. auf analogen Veranstaltungen oder im Auto, kann das Wifi nerven. Wenn bei bestimmten Projektsituationen große, wichtige Daten hin- und herwandern und wir das (sowieso schon erhöhte) Datenvolumen des Smartphones mit dem Hotspot nicht verbraten wollen, mieten wir dafür mobile Router mit größerem Datenvolumen. Die sichern eine allemal bessere Verbindung als öffentliche Hotspots, hat man unterwegs in der Tasche dabei, werden vorab geliefert und auch wieder abgeholt. Sollte das Datenvolumen frühzeitig zuneige gehen, können wir es per Hotline aufladen lassen.

10. Corona-Downtime nutzen, Neues ausprobieren
Es gibt so viel, das wir noch testen wollen: Online-Communitys für mobiles Arbeiten wie Remoteyear, Time-Tracking-Apps, Redaktionssysteme, Tools für Brainstormings, Design Thinking und Workshops, Produktivitäts-Helfer, digitale Weiterbildungs-Maßnahmen, Teilnahme an mehr Konferenzen… alles so spannend, man weiß ja gar nicht, wo man anfangen soll. Und: Was macht wirklich Sinn, was ist nur noch mehr Verwaltungsaufwand?

Sollte es dank der Pandemie ab und an ruhiger sein, nutzen wir die Zeit für diese Art der ‚Weiterbildung’. Da hilft der persönliche Austausch und wir freuen uns über Eure Tipps!